Die moderne Teamassistenz ist längst mehr als die klassische Unterstützung bei Terminen, Telefonaten und organisatorischen Aufgaben. Sie ist Mitdenkerin, Strukturgeberin, Kommunikationsdrehscheibe, Problemlöserin und häufig eine wichtige Schnittstelle zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern.
Genau diese Vielseitigkeit stand im Mittelpunkt der diesjährigen Fachtagung. Gemeinsam mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wurde der Frage nachgegangen: Was macht eine moderne Assistenz heute aus – und welche Kompetenzen braucht sie, um auch in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt erfolgreich zu sein?
Vom klassischen Sekretariat zur modernen Teamassistenz
Ein Blick zurück macht deutlich, wie stark sich das Berufsbild verändert hat. Während in den 1990er-Jahren noch Tätigkeiten wie das Verteilen der Post, die Bedienung der Telefonanlage, das Führen von Terminkalendern, das Ermitteln von Reiseverbindungen oder das Aufnehmen von Diktaten zu den klassischen Anforderungen gehörten, ist das Aufgabenspektrum heute deutlich vielfältiger.
Assistenzkräfte organisieren Veranstaltungen, koordinieren komplexe Termine, bereiten Entscheidungen vor, recherchieren Informationen, begleiten Projekte, kommunizieren mit unterschiedlichsten Ansprechpartnern und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig auf dem Tisch liegen.
Technologische Entwicklungen haben diese Veränderung bereits seit Jahren begleitet. Mit dem Aufkommen generativer Künstlicher Intelligenz hat der Wandel jedoch noch einmal deutlich an Dynamik gewonnen.
Damit verändert sich auch die Frage, was eine besonders gute Assistenz ausmacht.
Impulsvortrag: KI als Werkzeug – die Assistenz als Meisterin
Den Auftakt der Fachtagung bildete der Impulsvortrag „KI als Werkzeug – die Assistenz als Meisterin“.
Im Mittelpunkt stand dabei nicht die Frage, ob Künstliche Intelligenz die Assistenz ersetzen wird. Vielmehr ging es darum, welche Aufgaben KI übernehmen kann und welche Kompetenzen auch in Zukunft ganz besonders gefragt sein werden.
Denn eine richtig gute Assistenz bringt Fähigkeiten mit, die sich nicht einfach automatisieren lassen: Urteilskraft, Kontextverständnis, Priorisierungsvermögen, Vertrauen, Diplomatie, Beziehungsmanagement, Verantwortungsbewusstsein und Antizipation.
Eine KI kann Informationen zusammenfassen, Texte formulieren oder Termine strukturieren. Sie weiß jedoch nicht automatisch, welche Information für die eigene Führungskraft gerade wirklich relevant ist, welcher Gesprächspartner besondere Aufmerksamkeit benötigt oder wann es sinnvoll ist, eine Entscheidung noch einmal kritisch zu hinterfragen.
Genau hier liegt die besondere Stärke der Assistenz: Sie kennt die Menschen, die Prozesse und häufig auch die Dinge, die in keinem Organigramm stehen.
KI als neuer Werkzeugkasten
Der Vortrag machte zugleich deutlich, dass KI nicht als Konkurrenz verstanden werden sollte. Richtig eingesetzt kann sie zu einem wertvollen Werkzeug werden, das Routineaufgaben erleichtert, Informationen strukturiert und Freiräume für anspruchsvollere Tätigkeiten schafft.
Dabei wurde aber auch eine wichtige Seite des digitalen Wandels beleuchtet: KI macht Arbeit nicht automatisch weniger. Neue Werkzeuge können zunächst sogar zusätzliche Aufgaben, Abstimmungen und Lernprozesse mit sich bringen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr, ob KI die Arbeitswelt verändert, sondern wer diese Veränderung aktiv gestaltet.
Die moderne Assistenz wird dabei zur Meisterin ihres eigenen digitalen Werkzeugkastens: Sie entscheidet, welches Werkzeug wann sinnvoll eingesetzt wird und verbindet technologische Möglichkeiten mit menschlicher Kompetenz.
Die Workshops: Sechs Perspektiven auf die moderne Assistenz
Nach dem Impulsvortrag konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus sechs unterschiedlichen Workshops wählen. Dabei ging es nicht nur um fachliche und digitale Kompetenzen, sondern ebenso um persönliche Stärke, Kommunikation, Selbstmanagement und die Zusammenarbeit mit Führungskräften.
Workshop 1: Von Routine zu Mehrwert – wie KI die Arbeit im Sekretariat erleichtert
Künstliche Intelligenz kann gerade im Sekretariat bei vielen wiederkehrenden Aufgaben unterstützen. Im Workshop ging es darum, konkrete Einsatzmöglichkeiten zu entdecken und zu überlegen, wie KI sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann.
Dabei stand nicht die Technologie um ihrer selbst willen im Vordergrund. Entscheidend war vielmehr die Frage: Wo kann KI tatsächlich entlasten und wo bleibt die menschliche Kompetenz unverzichtbar?
Von der Vorbereitung und Strukturierung von Informationen bis zur Unterstützung bei Texten und Routineaufgaben wurde deutlich: Wer KI gezielt einsetzt, kann Zeit gewinnen und den eigenen Fokus stärker auf die Aufgaben richten, bei denen Erfahrung, Fingerspitzengefühl und Urteilskraft gefragt sind.
Workshop 2: Emotionaler Kompass für Assistenzkräfte – der eigenen Intuition vertrauen
Assistenzkräfte bewegen sich täglich zwischen unterschiedlichen Menschen, Erwartungen und Situationen. Sie wissen häufig intuitiv, wann ein Gespräch gerade nicht der richtige Zeitpunkt ist, wo Konflikte entstehen könnten oder wann eine Führungskraft Unterstützung benötigt.
Der Workshop beschäftigte sich deshalb mit der eigenen Intuition und emotionalen Wahrnehmung.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer setzten sich damit auseinander, wie sie ihre Wahrnehmung bewusster nutzen können und warum es hilfreich ist, dem eigenen „inneren Kompass“ mehr Vertrauen zu schenken.
Denn gerade in einer Arbeitswelt, in der immer mehr Prozesse datengetrieben und automatisiert werden, bleibt die Fähigkeit, Zwischentöne wahrzunehmen und Situationen einzuschätzen, eine wichtige menschliche Kompetenz.
Workshop 3: Immer perfekt, immer stark? – Innere Antreiber verstehen und Gelassenheit gewinnen
„Ich muss das schaffen.“
„Ich darf keinen Fehler machen.“
„Ich muss für alle da sein.“
Gerade Menschen in Assistenzpositionen kennen hohe Erwartungen und tragen häufig viele Aufgaben gleichzeitig. Der Anspruch, immer zuverlässig, schnell und perfekt zu funktionieren, kann dabei schnell zur Belastung werden.
Der Workshop nahm deshalb die inneren Antreiber in den Blick. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten reflektieren, welche persönlichen Muster sie im Arbeitsalltag begleiten und wie diese das eigene Verhalten beeinflussen.
Ziel war es, mehr Bewusstsein für die eigenen Ansprüche zu entwickeln und Wege zu finden, auch in herausfordernden Situationen gelassener und souveräner zu bleiben.
Workshop 4: Mikro-Entscheidungsmanager – wie Assistenzkräfte Führungskräfte smarter machen
Assistenzkräfte treffen jeden Tag zahlreiche Entscheidungen – oftmals ohne dass diese überhaupt als solche wahrgenommen werden.
Welche Anfrage ist dringend?
Was kann warten?
Welche Information muss sofort weitergegeben werden?
Welche Termine haben Priorität?
Wann muss die Führungskraft eingebunden werden und wann kann die Assistenz selbstständig handeln?
Der Workshop zeigte, wie wichtig diese vielen kleinen Entscheidungen für einen funktionierenden Arbeitsalltag sind.
Assistenz bedeutet zunehmend auch, Führungskräfte durch gute Vorbereitung, Priorisierung und vorausschauendes Handeln zu unterstützen.
Dabei entsteht Einfluss nicht zwangsläufig durch Weisungsbefugnis. Eine kompetente Assistenz kann Prozesse mitgestalten, Entscheidungen vorbereiten und Orientierung geben – und damit wesentlich dazu beitragen, dass Führungskräfte ihre Zeit und Energie auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren können.
Workshop 5: (Selbst-)Management im Homeoffice
Flexibles Arbeiten und Homeoffice gehören für viele Beschäftigte inzwischen zum Arbeitsalltag. Für Assistenzkräfte bringt das jedoch besondere Herausforderungen mit sich.
Wie gelingt es, auch auf Distanz gut organisiert und erreichbar zu bleiben? Wie lassen sich Prioritäten setzen? Wie funktioniert Kommunikation, wenn spontane Abstimmungen im Büro wegfallen?
Im Workshop ging es um Strategien für ein erfolgreiches Selbstmanagement im Homeoffice und darum, die eigenen Arbeitsabläufe bewusst zu gestalten.
Dabei wurde deutlich: Gutes Selbstmanagement schafft Freiräume und sorgt dafür, dass auch in flexiblen Arbeitsmodellen Struktur, Verlässlichkeit und Sichtbarkeit erhalten bleiben.
Workshop 6: Sekretariat meets Storytelling – Meetings und Protokolle, die begeistern
Protokolle, Präsentationen und Meetings gehören zum klassischen Werkzeugkasten der Assistenz. Doch auch diese Aufgaben können neu gedacht werden.
Im Workshop wurde der Blick auf Storytelling und eine lebendige Kommunikation gelenkt. Denn Informationen bleiben besser im Gedächtnis, wenn sie verständlich strukturiert und ansprechend vermittelt werden.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beschäftigten sich damit, wie Meetings wirkungsvoller gestaltet und Protokolle so aufbereitet werden können, dass sie nicht nur dokumentieren, sondern Orientierung geben und zum Weiterarbeiten einladen.
Ein Beruf im Wandel – aber mit großer Zukunft
Die Fachtagung machte deutlich: Das Berufsbild der Assistenz befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Klassische Routinetätigkeiten werden zunehmend digital unterstützt oder automatisiert. Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen und neue Möglichkeiten.
Gerade deshalb wird es immer wichtiger, die eigenen Stärken zu kennen und weiterzuentwickeln.
Die Assistenz der Zukunft ist nicht diejenige, die alles selbst macht. Sie ist diejenige, die weiß, was sie selbst tun muss, was sie delegieren kann, welches Werkzeug sie einsetzen kann und wann menschliches Urteilsvermögen gefragt ist.
Das „Schweizer Taschenmesser“ steht dabei sinnbildlich für genau diese Vielseitigkeit. Es geht nicht darum, in jeder Situation alles perfekt zu beherrschen. Vielmehr geht es darum, für unterschiedliche Herausforderungen das passende Werkzeug zur Hand zu haben.
Austausch, Inspiration und neue Perspektiven
Neben den fachlichen Inhalten bot die 29. Fachtagung natürlich auch Raum für persönliche Gespräche, Erfahrungsaustausch und neue Kontakte.
Denn gerade im Assistenzbereich ist der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen besonders wertvoll. Viele Herausforderungen sind ähnlich und trotzdem hat jeder Arbeitsplatz, jede Führungskraft und jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen.
Die Fachtagung bot deshalb nicht nur neue Impulse, sondern auch die Möglichkeit, Erfahrungen zu teilen, voneinander zu lernen und neue Perspektiven auf die eigene Rolle zu gewinnen.
Fazit: Das Schweizer Taschenmesser bleibt unverzichtbar
Die 29. Fachtagung für Sekretariat und Assistenz hat gezeigt, wie vielseitig und anspruchsvoll die Assistenzrolle heute ist.
KI wird die Arbeit verändern – aber sie nimmt der Assistenz nicht ihre Bedeutung. Im Gegenteil: Je mehr Routineaufgaben digital unterstützt werden können, desto wichtiger werden menschliche Kompetenzen wie Empathie, Urteilskraft, Kommunikation, Verantwortung und vorausschauendes Denken.
Das Schweizer Taschenmesser im Office hat also nicht ausgedient. Es bekommt vielmehr neue Werkzeuge dazu.
Die moderne Assistenz ist kompetent, sichtbar, flexibel und zukunftsorientiert – und bleibt damit ein unverzichtbarer Bestandteil erfolgreicher Zusammenarbeit.
Wir bedanken uns herzlich bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Referentinnen und Referenten sowie allen Mitwirkenden für eine inspirierende und abwechslungsreiche 29. Fachtagung für Sekretariat und Assistenz.
Wir freuen uns schon auf die nächste gemeinsame Fachtagung!
Save the Date! 🎉
Am 10. September 2027 findet unsere 30. Fachtagung für Sekretariat und Assistenz statt – mit einem inspirierenden Impulsvortrag, spannenden Workshops und viel Raum für Austausch und neue Perspektiven. Wir freuen uns schon jetzt auf dieses besondere Jubiläum!
